Productividad Holística, Control y perspectiva en tu vida

relojBProductividad Holística (Resumen de la charla de Jeroen Sangers)

Desde la Revolución industrial nos hemos acostumbrado a cumplir nuestro horario de trabajo en una fábrica, empresa u oficina, recordemos los tiempos donde la gente que trabajaba en el campo y no diferenciaba tiempo de trabajo del tiempo con la familia su vida era su trabajo, de alguna forma nos encontramos en situaciones muy similares dentro de esta Revolución Digital donde podemos trabajar 24 horas al día en casa o fuera, sin diferenciar lo personal de lo profesional, La Revolución del conocimiento en la que vivimos hace que no trabajemos produciendo si no aplicando nuestros conocimientos.

Antes de empezar a organizarte debes tener claro a que te dedicas, que objetivos tienes, cuáles son tus tareas y responsabilidades dentro de tu trabajo.

Tu primer paso, realizar a modo de esquema y en 10 minutos cuales son tus tareas y responsabilidades

Lista Lo profesional  —————— Lista Lo personal

No dediques más de 10 minutos a elaborar esta lista, la revisarás  todos los meses para ver si dedicas tiempo a todas tus responsabilidades o te olvidas de alguna, para añadir una nueva o eliminar una existente.

Planteate estas preguntas

¿Tienes claro a dónde vas? ¿Sabes claramente cuáles son tus objetivos?,

Anota tus metas y objetivos, los grandes cambios que pretendas, los objetivos a largo plazo son menos reales, acerca tus metas, necesitas ponerte fechas no demasiado lejanas, plantea tu objetivo como tu propio reto, con un enunciado motivador  “¡voy a perder 10kg en un año!” teniendo tu objetivo claro podrás dividir el esfuerzo por meses y trabajar para este día a día, es inviable esperar al último mes para realizar un objetivo de gran esfuerzo.

El peligro de los objetivos a largo plazo es perderte en el tiempo por eso la importancia de desglosar el objetivo en acciones diarias para poderlo cumplir.

Productividad = conseguir los objetivos con el uso óptimo de recursos, para ello necesitas perspectiva y control a la vez, si tienes mucho control, contestas a todas tus llamadas respondes de inmediato los emails y no tienes plan de futuro vas a ninguna parte al igual que si todo son ideas y nuevos proyectos sin un planing.

Gana perspectiva definiendo objetivos con fechas y números, desglósalos en tareas diarias

Gana control organizándote, apunta tus tareas, nunca lo hagas de memoria, no tienes capacidad para recordar más de 10 cosas y menos para priorizar entre unas y otras, perderás demasiado tiempo sacando de tu mente cada vez lo que tienes que hacer, manteniendo ocupada tu mente con esto, no serás capaz de crear para tu trabajo.

Si anotas en una lista tus tareas elegirás de ella y las priorizaras, dejando tu mente libre, para ello necesitaras un calendario, una libreta para una lista de tareas y otra para tus ideas, esta última imprescindible, tampoco te creas capaz de recordar después de todo un día, las brillantes ideas que de pronto te surgieron, apunta todas las ideas que te surjan.

Tu flujo de trabajo será: Capturar – Clasificar – Completar

Capturar: Identifica cuáles son tus bandejas de entrada para centralizarlas, conoce de donde te llega el trabajo, mails, oficina, clientes etc. identifícalos, elimina alguna fuente incecesaria si te es posible como cuentas de correo whatsap grupos etc. Revisa tus mails y notificaciones 2 veces al dia máximo, si no acabarás haciendo lo que la gente de marca, y no tu trabajo.

Clasificar: Toma de decisiones, que vas a hacer con tus entradas ¿Qué es? ¿Cuál es la próxima acción? No tienes que contestar en el acto, si no tomar la decisión de lo que vas a hacer con esto, apunta la acción exacta que tengas que realizar. Como excepción si la tarea te va a llevar menos de 2 minutos hazla en ese momento

Completar:  Calendario y lista de acciones, dentro de las acciones diferencia entre:

- citas, a cumplir en horas concretas del día, estas acciones no tienen elección, compromisos contigo mismo, gimnasio etc.

- Información útil, fechas de caducidad, días festivos cumpleaños etc

Dentro de la lista de tareas aplicaremos por filtros y así priorizaremos

1-Contexto: Lugar, herramienta persona, tareas que no puedes realizar en todos los sitios y por eso debes realizarlas en determinados momentos del dia. Porque no estás en el lugar, porque no tienes la herramienta necesaria o porque no debes interrumpir en el trabajo a un compañero y debes esperar a que te dedique su tiempo.

2-Tiempo: analiza el tiempo que tienes para realizar determinada tarea, y que no se vea interrumpida por falta de tiempo.

3-Energia: intenta realizar determinadas tareas de concentración y esfuerzo cuando con más energía te sientas. Tareas de poco tiempo y tareas de mucho tiempo tareas muy fáciles y muy difíciles necesitarás más o menos energía.

Divide en tareas más pequeñas las más grandes y de más tiempo de esta forma enfocaras y te serán más viables

4-Prioridad: prioriza las tareas que te hagan llegar a tus objetivos, trabaja al menos 30 minutos al día en ellas, si hay alguna que te gustaría terminar ponte un aviso delante todo el dia, no planifiques todas tus horas, necesitas de tiempo para improvisar, y espacio para respirar, tú eliges cuando contestar al teléfono, mejor terminar lo que estás haciendo con más concentración que desviar tu atención en otra tarea, evita las interrupciones trabaja concentrado, desactiva los sonidos de las notificaciones de tus dispositivos

Mantenimiento y Revisión de tus tareas, como en todo trabajo es necesario una vez a la semana plantéate esta tarea, aparta de tu vista las tareas que no tienes pensado hacer o ponlas en una lista de tareas a largo plazo.

La productividad holística es el sistema que te permite estar tranquilo para disfrutar de tu tiempo

Control y perspectiva en tu vida

 

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